Gesucht: Zukunftsfähige Büros für das new normal

Rubrik: Wirtschaft Autor: Drees & Sommer, www.dreso.com
Oktober 2020

Noch sind wir weit entfernt von einer neuen Normalität, aber noch nie war die Gelegenheit besser, diese aktiv zu gestalten: Die Anforderungen an Arbeitsumgebungen wandeln sich – und das ist nichts Neues, aber die Corona-Pandemie ist ein Trendbeschleuniger für diese Entwicklung. Die damit einhergehende Veränderung unserer (Arbeits-) Welt weist auch dem Büro eine neue Rolle zu. Wer dort arbeitet, muss finden, was er fürdie aktuell anstehenden Aufgaben am dringendsten braucht. So bleibt das Office die entscheidende Option unter vielen.

Mit den Veränderungen der bekannten und gewohnten Lebens- und Arbeitssituation verändert sich auch die Bedeutung des Büros. Spätestens seit Corona gehört das Home Office zur neuen Realität der Arbeitswelt und wir müssen uns die Frage stellen, was das Büro besser und richtiger leisten kann als Home Office und das mobile Arbeiten z.B. im Café, beim Kunden oder auf der Baustelle.

Das neue Büro hat idealerweise das stärkste Netzwerk, erlaubt die smarte Kombination von analogen und virtuellen Treffen, Lüftung und Klimatisierung sind auf dem neuesten Stand, Echt-Zeit-Daten geben einen Überblick über verfügbare Arbeitsplätze, Tools und Equipment. Vor allem aber ist das neue Büroein Kontrapunkt zu Home Office und mobilem Arbeiten an Third Places sowie ein kreativer Raum für hybride Zusammenarbeit. Dafür braucht das Büro ein klares Profil als zentrale Anlaufstelle.

Ein Mix von Möglichkeiten

Das Büro der Zukunft muss nun all das bieten, was das Home Office und andere Orte häufig nicht oder zumindest nicht immer leisten können: Konzentration, Kommunikation und Kooperation. Insbesondere Shared Spaces (abteilungs- oder bereichsübergreifend) bieten die Möglichkeit für zufällige Begegnungen, die sowohl Einfluss auf das psychische Wohlbefinden haben als auch Vertrauen und Gemeinschaftsgefühl als Voraussetzung für kreative Problemlösungen schaffen. In der neuen Normalität wird somit an mehr als einem Arbeitsplatz und an mehr als einemOrt gearbeitet – so viel ist sicher. Es braucht mehr Flexibilität und den richtigen Mix an Arbeitsmöglichkeiten, um auch für zukünftige Einflüsse und Anforderungen gewappnet zu sein. Nebeneiner Vielfalt von Nutzungsmöglichkeiten muss das zukunftsfähige Büro die smarte Integration digitaler Angebote bieten und mit dem Einsatz von kreislauffähigen Materialien und Produkten punkten. Der Cradle to Cradle-Designansatz bietet hier dieMöglichkeit, den stark wachsenden Anforderungen nachgesunden, sicheren und nachhaltigen Arbeitsumgebungen gerecht zu werden.

Sharing-Konzepte und Hybrid Spaces

Starre Konzepte mit fester Sitzordnung sind längst überholt: Unternehmen brauchen intelligente Sharing-Konzepte und einen Mix aus Office und Remote Working. Gefragt sind außerdem mehr multifunktionale hybride Raumlösungen, in denen tatsächlich anwesende und per Videokonferenz zugeschaltete Personen gleichberechtigt präsent sein und gut miteinander kommunizieren und kooperieren können.

Resilienz ist gefragt

Zugleich müssen moderne Büroflächen nicht nur strukturell, sondern auch umfassend konfigurierbar sein, um sich an wechselnde Anforderungen anzupassen. Dafür muss der Innenbereich so gestaltet sein, dass auch die Mitarbeiter selbst im Bedarfsfall in kürzester Zeit Umstellungen und Anpassungen vornehmen können – etwa beim Ausbruch einer weiteren Corona-Welle. Die Ausrichtung für die Zukunft heißt, einen verlässlichen und effizienten Geschäftsbetrieb zu gewährleisten und Resilienz gegenüber den neuen Herausforderungen aufzubauen.

Dafür müssen wir die Mitarbeiter sicher zurück in den Betrieb bringen und die neuen Arbeitsformen etablieren, evaluieren und weiterentwickeln.

Den Kulturwandel begleiten

Eine umfassende Veränderung der Bürowelt bedeutet in der Regel auch einen Kulturwandel im Unternehmen selbst – und ein solcher muss durch ein gutes Change-Management begleitet werden. Das umfasst zuallererst die Lehren aus dem Corona-Shutdown: Was haben wir vermisst, was haben wir zu schätzen gelernt, was gilt es aus der Zeit vor und während der Pandemie zu bewahren. Für jedes Unternehmen ist ein individuelles, auf die jeweilige Unternehmenskultur abgestimmtes Konzept für das neue Normal erforderlich, das die Vorteile der verschiedenen Arbeitsorte undArbeitsweisen miteinander verschmelzen lässt. Büros sind längst mehr als nur eine Betriebsstätte, sondern insbesondere Visitenkarte des Unternehmens und ein wichtiges Element im Wettbewerb um die besten Talente – und damit integrativer Bestandteildes Employer Branding.

Das Büro ist ein Ort, das unternehmerische Werte und Visionen im Raum erlebbar macht, Halt und Orientierung bietet und damit die Bindung der Mitarbeitenden an den Arbeitgeber erhöht. Flexible Arbeitsmodelle, eine entsprechende Vertrauenskultur sowie eine hochwertige Arbeitsumgebung und -ausstattung werden zukünftig (noch) wichtigere Entscheidungs-Faktoren für Bewerbende und Arbeitnehmende sein.

Flächenwirtschaftlichkeit

Viele Firmen haben während des Lockdowns gezwungenermaßen Erfahrung mit Home Office und mit leerstehenden Büroflächen gemacht. Corona ist ein Accelerator für mobiles Arbeiten und Shared Spaces. Jetzt dürfen wir dem daraus resultierenden Reflex einer weiteren Flächenoptimierung nicht nachgeben. Vielmehr sollte das Momentum genutzt werden, mögliche Optimierungspotenziale zumindest teilweise in Formvon höherer Flächen- und Ausstattungsqualität zu reinvestieren.

Ein Beispiel: Durch Einführung einer Sharing-Quote von1:1,4, also 1,4 Mitarbeiter teilen sich rechnerisch einen Arbeitsplatz, könnte man 20 Prozent mehr Fläche pro Arbeitsplatz schaffen und gleichzeitig 15 Prozent Fläche pro Mitarbeiter einsparen. Diesen Platz brauchen wir derzeit, um die Abstandsregeln möglichst großzügig umzusetzen oder um zusätzliche Raummodule für Kommunikation oder konzentriertes Arbeiten einzuführen.

Das Büro wird auch in Zukunft eine entscheidende Rolle spielen

Eine universelle, für alle gleichermaßen passende Lösung gibt es dafür allerdings nicht. Grundsätzlich gilt: Alles, was die Bindung der Mitarbeiter an das Büro und damit an das Unternehmen durch die Verfügbarkeit einer sicheren, gesunden, höchst attraktiven, nachhaltigen und technisch optimalen Arbeitsumgebung unterstützt, sind sinnvolle und werthaltige Investitionen in die Zukunft. Und sie werden sich auszahlen – ebenso monetär wie auch durch dieWertschätzung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.