Nous sommes loin d’avoir retrouvé une nouvelle normalité, mais n’est-ce pas là une occasion en or pour participer à l’ébauche de celle-ci ? Les attentes vis-à-vis de l’environnement de travail changent. Rien de nouveau à cela, si ce n’est que la pandémie de coronavirus a tendance à accélérer cette évolution. Le changement du monde (du travail) lié à la crise confère au bureau un nouveau rôle. Qui choisit d’y travailler doit y trouver ce dont il a le plus urgemment besoin pour remplir ses missions du moment. Or, le bureau offre une option déterminante parmi tous les lieux de travail qui existent aujourd’hui.
Les changements récents d’un quotidien bien connu et routinier, partagé entre travail et vie privée, ont sensiblement modifié la signification du lieu de travail. Depuis la crise du coronavirus, voire avant, le home office s’est imposé comme une nouvelle réalité du monde du travail et nous oblige à nous demander en quoi le bureau offre une alternative plus adaptée au travail depuis chez soi ou depuis l’extérieur, par exemple dans un café, chez un client, voire sur un chantier.
Dans une configuration idéale, le nouveau bureau offre, un réseau très puissant. Il permet de combiner intelligemment rencontres analogiques et virtuelles. La ventilation et le système de climatisation répondent aux standards les plus avancés. Les données récoltées en temps réel permettent de savoir immédiatement quel poste est libre, quels outils et équipements sont disponibles. Enfin, le nouveau bureau offre un contrepoint au travail à la maison ou au télétravail depuis des tiers lieux. C’est un lieu de créativité au service de collaborations hybrides. Pour répondre à toutes ses missions, il est indispensable de pouvoir définir un profil clair de bureau, semblable au cœur d’une constellation.
Laisser la possibilité de choisir
Le bureau de demain devrait être en mesure de proposer à ses usagers ce que le home office ou d’autres lieux de travail ne proposent pas forcément, ou en tout cas seulement en partie : un climat plus propice à la concentration, la communication et le travail en commun. Les espaces partagés (regroupant plusieurs services, voire de plus grandes unités encore) sont des lieux de rencontres informelles qui ont non seulement une influence sur le bien-être psychique de chacun, mais contribuent également au sentiment de confiance et d’appartenance à une entité, sentiment préalable pour trouver des solutions créatives aux problèmes. Une chose est certaine : la nouvelle normalité implique de dépasser la définition classique du poste de travail et du lieu de travail. La flexibilité et la possibilité de choisir comment on souhaite travailler seront des atouts déterminants face aux tendances et exigences à venir. En plus d’une diversité des possibilités d’usage, le bureau d’avenir doit offrir une intégration bien conçue des offres numériques, mais également miser sur l’utilisation de matériaux et de produits compatibles avec un modèle circulaire. L’approche de design Cradle to Cradle offre ainsi une réponse à la hauteur des attentes en matière d’environnement de travail sain, sûr et durable.
Concepts de partage et espaces hybrides
Les concepts rigides où un poste de travail est attribué à une personne de manière fixe sont, depuis un certain temps déjà, dépassés : les entreprises sont aujourd’hui à la recherche de concepts intelligents autour du partage de l’espace et de modes de fonctionnement mêlant présentiel et télétravail. Les solutions d’espaces hybrides aux usages multiples sont particulièrement recherchées. Elles doivent permettre aux personnes physiquement présentes et à celles convoquées par visioconférence d’être sur un pied d’égalité et de pouvoir communiquer et travailler ensemble sans entraves.
Une résilience accrue des entreprises
Les surfaces de bureaux modernes doivent par conséquent être modulables, non seulement d’un point de vue structurel, mais dans leur ensemble, afin de pouvoir s’adapter à des exigences en constante évolution. Tout espace intérieur doit donc être pensé de telle manière à ce que les usagers puissent s’ils le souhaitent, même dans l’urgence, le modifier et l’adapter rapidement, par exemple en cas de reprise épidémique du coronavirus. Face à ces défis d’avenir, il est indispensable de pouvoir garantir des processus à la fois fiables et efficaces et de construire une forme de résilience de l’entreprise face aux nouvelles exigences qui pourraient surgir. Il est donc nécessaire que l’entreprise puisse permettre à ses collaborateurs un retour au travail sécurisé tout en établissant, évaluant et poursuivant de nouvelles méthodes de travail.
Accompagner le changement culturel
Une évolution de fond dans le monde des bureaux se traduit généralement par un changement profond de culture dans l’entreprise elle-même. Celui-ci doit être accompagné par un management du changement adapté. En premier lieu, il consiste à s’interroger sur les enseignements du confinement. Quels manques avons-nous ressenti ? Qu’avons-nous apprécié ? Que faut-il garder de la période avant et pendant la pandémie ? Pour établir la nouvelle normalité, chaque entreprise va devoir élaborer un concept unique, propre à sa culture d’entreprise, et agréger les avantages de plusieurs lieux et modes de travail. L’idée que les bureaux ne sont qu’un lieu de production est depuis longtemps révolue. Il s’agit au contraire d’une carte de visite pour l’entreprise et d’un élément souvent déterminant dans le recrutement de nouveaux talents. Les locaux font partie intégrante de la marque employeur.
Le bureau est un lieu qui donne corps aux valeurs et à la vision de l’entreprise. Il offre un lieu d’ancrage et d’orientation et contribue à renforcer le lien entre les salariés et leur employeur. Les modèles de travail flexibles, la culture de confiance qu’ils exigent ainsi que l’environnement de travail et l’équipement de haute qualité proposés vont très certainement peser de plus en plus lourd dans la décision d’un candidat d’accepter ou non un poste.
Rentabilité des surfaces
Nombreuses sont les entreprises qui, pendant le confinement, ont expérimenté, de manière forcée, le home office et des bureaux déserts. La crise du coronavirus a joué un rôle d’accélérateur du télétravail et du partage de l’espace. Il ne faudrait pas pour autant céder au réflexe de vouloir réduire les surfaces. Au contraire, il faut considérer cette opportunité comme une chance d’explorer des potentiels d’optimisation de l’espace existant, en tout ou partie, notamment en visant une plus grande qualité des surfaces et des équipements.
Un exemple : en introduisant un ratio de partage de 1 : 1,4, c’est-à-dire 1,4 personne par poste de travail, il serait possible de prévoir une surface supplémentaire équivalente à 20 % pour chaque poste et d’augmenter ainsi de 15 % la surface par salarié. Or cet espace est actuellement nécessaire pour respecter le plus confortablement possible les règles de distanciation sociale ou bien pour créer des espaces supplémentaires nécessaires à la communication ou au travail concentré.
Un rôle d’avenir déterminant
Il n’existe pourtant pas de solution miracle universelle, valable pour tous. Au contraire, on pourrait plutôt définir la règle suivante : tout ce qui permet l’attachement d’un collaborateur à son bureau et par conséquent à son entreprise, notamment grâce à un environnement de travail sain, attractif, durable et techniquement optimisé, constitue un investissement aussi cohérent que valable pour l’avenir. Et surtout il s’agira d’un investissement rentable dont l’entreprise tirera des bénéfices, non seulement d’un point de vue financier, mais aussi à travers l’estime que lui porteront ses collaborateurs.
Auteur : Drees & Sommer, www.dreso.com
